Bagaimana Melakukan Pertemuan Proyek Penilaian Risiko

Bagaimana Melakukan Pertemuan Proyek Penilaian Risiko

Bagaimana Melakukan Pertemuan Proyek Penilaian Risiko

Pertemuan Penilaian risiko adalah bagian penting dari setiap proyek. Proyek yang diluncurkan untuk mengambil keuntungan dari peluang dan dengan kesempatan ini datang ketidakpastian dan risiko. Rapat Penilaian Risiko memungkinkan tim proyek untuk mengidentifikasi mengkategorikan memprioritaskan dan mengurangi atau menghindari risiko ini sebelumnya. Tim ini menggunakan pertemuan ini untuk menentukan probabilitas dan dampak dari setiap risiko menentukan apakah itu dapat / harus dihindari dengan melakukan perubahan pada proyek merencanakan respons yang sesuai kemudian katalog risiko dan respon dalam Daftar Risiko.

Pertemuan itu harus menjadi pertemuan formal yang dilakukan selama proses perencanaan proyeknya. Sangat penting bahwa manajer proyek mengirimkan undangan rapat dan agenda ke semua peserta baik di depan waktu. Hal ini memungkinkan waktu pertemuan peserta untuk meninjau apa yang akan dibahas dan catat setiap risiko yang mereka mungkin sudah diidentifikasi. Paling tidak hal berikut harus diundang dalam pertemuan penilaian risiko Manajer Proyek Anggota Tim Proyek Kunci Stakeholder kunci ahli Subject Matter dan mungkin Sponsor Proyek. Anda harus memungkinkan dua sampai tiga jam untuk rapat.

Pertama tim akan mengidentifikasi risiko untuk proyek tersebut. Metode yang paling efektif untuk kelompok untuk mengidentifikasi mereka adalah dengan menggunakan metode slip Crawford. Untuk metode slip Crawford setiap peserta menyerahkan satu set bantalan lengket di mana untuk menulis risiko mereka. Manajer proyek memberikan peserta sepuluh menit untuk menulis terhadap resiko sebanyak yang mereka bisa pada bantalan lengket. Setelah pencatat waktu menunjukkan bahwa sepuluh menit telah berakhir manajer proyek mengarahkan peserta untuk berhenti.

Setiap risiko harus dinyatakan dalam kalimat lengkap yang menyatakan penyebab risiko risiko dan pengaruh bahwa risiko memiliki pada proyek kata kunci seperti karena atau karena . Misalnya risiko dapat dinyatakan sebagai Karena tim implementasi tidak familiar dengan metodologi manajemen proyek organisasi waktu untuk melaksanakan proses organisasi dalam Sistem Manajemen Proyek mungkin akan lebih lama dari yang direncanakan menyebabkan keterlambatan jadwal

.

Selanjutnya tim akan mengkategorikan dan mengidentifikasi risiko duplikat dengan membuat diagram afinitas. Kategorisasi memudahkan untuk mengidentifikasi risiko duplikat dan bertindak sebagai memicu untuk menentukan risiko tambahan. Setelah latihan identifikasi sepuluh menit manajer proyek akan memfasilitasi tim dalam kategorisasi dari setiap risiko. Sebuah metode yang efektif untuk ini adalah untuk memposting catatan tempel pada bagian besar dinding di mana kursi pertemuan telah diposting kategori ke kertas lengket. Para peserta kemudian menempatkan risiko mereka di dinding di bawah kategori yang sesuai. Ketika mereka mengidentifikasi duplikat mereka tetap duplikat di atas yang lain. Sebagai risiko baru diidentifikasi perekam pertemuan menulis mereka ke kertas lengket tambahan. Setelah menyelesaikan kategori itu jatuh di bawah akan dicatat untuk setiap risiko pada slip kertas lengket.

Sekarang saatnya untuk memenuhi syarat risiko. Pada bagian besar dinding ruang manajer proyek akan menciptakan area untuk grafik risiko menurut probabilitas dan dampak. Menggunakan kertas lengket nomor dari satu sampai sepuluh manajer proyek akan menciptakan sumbu vertikal untuk probabilitas dan sumbu horisontal untuk dampak.

Para peserta akan posting risiko ke dinding dalam perkiraan lokasi di mana kemungkinan kemungkinan dan dampak risiko yang bersinggungan subjektif berdasarkan orang yang memasang risiko . Setelah semua risiko yang diposting tim sebagai sebuah kelompok akan meninjau lokasi risiko pada tabel dan membuat penyesuaian akhir. Setelah lokasi atas seluruh risiko ditentukan perekam akan menulis probabilitas untuk setiap risiko di sudut kiri atas dari kertas lengket dan dampak di sudut kanan atas. Risiko yang terletak di probabilitas tinggi dan area dampak tinggi atas paling kanan bagian grafik akan dipisahkan dari risiko lainnya untuk pemeriksaan lebih dekat dan perencanaan. Hanya risiko ini dengan skor risiko tinggi akan memerlukan pekerjaan tambahan.

Untuk risiko yang telah diidentifikasi dengan skor risiko tinggi peserta akan menentukan pemicu atau penyebab dan mengidentifikasi respon untuk risiko ini. Tanggapan dapat mencakup menambahkan risiko dengan rencana proyek dan penjadwalan untuk itu menambahkan pendanaan untuk proyek sebagai cadangan risiko untuk mengurangi setiap potensi kenaikan biaya menambahkan sumber daya ke proyek sebagai cadangan untuk mengurangi terjadi kekurangan potensial dalam ditugaskan sumber daya mengembangkan tindakan untuk menghindari resiko atau menerima risiko.

Setelah pertemuan Manajer Proyek akan memasuki semua risiko kemungkinan dampak-skor dan tanggapan ke register risiko perhatikan bahwa hanya risiko risiko tinggi skor memiliki respon . Risiko skor tinggi akan ditambahkan dengan Rencana Manajemen Proyek. Daftar risiko juga akan dimasukkan sebagai lampiran dengan Rencana Manajemen Proyek. Selain itu risiko dengan skor tinggi akan ditambahkan ke jadwal proyek sebagai metode untuk melacak risiko pada waktu yang tepat. Meskipun risiko ini ditambahkan ke jadwal jadwal itu sendiri belum tentu berubah. Langkah ini adalah untuk memberikan kesadaran dan visibilitas untuk peserta dari semua risiko skor tinggi sepanjang siklus hidup proyek.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s